En este episodio de Jefe de Compras Pódcast hablamos con Xavier Ballester, jefe de compras del grupo Puro, cadena hotelera y de centros turísticos llamados Puro Beach, donde se integran los servicios de hostelería, bienestar, ropa y música en vivo. Todo ello dentro de una línea elegante y de calidad, que representa un estilo de vida relajado, natural y con tintes claramente mediterráneos. Con más de 14 años de experiencia, la marca sigue en constante expansión, con centros ya abiertos por toda la costa mediterránea estatal y en el extranjero.
00:00 Presentación.
Esteban: Bienvenido Xavier. Veo que tienes una amplia trayectoria como responsable de compras. Has pasado desde Industrias Cárnicas Castilla La Mancha, Pozo Alimentación y has continuado con el grupo Puro. Cuéntanos un poco más sobre ti, sobre tus inicios y cómo acabaste en este mundo de jefe de compras.
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Xavier Ballester resume su trayectoria profesional.
Xavier: Realicé mis estudios de licenciatura de economía, y siempre los compaginé con trabajo en la hostelería. Esto es algo bastante común entre la gente que vivimos en zonas turísticas, y era una forma de pagarme los estudios, ya que había que aportar algún ingreso extra. Ahí empieza mi relación con el mundo de la hostelería y del turismo.
Terminando mis estudios, por casualidades de la vida, empiezo a trabajar en Industrias Cárnicas Castilla La Mancha, que es una empresa que se dedica a suministrar productos de alimentación, sobre todo a restaurantes, hoteles, etc. Empiezo en el departamento de contabilidad y, poco a poco, con el tiempo, acabo colocándome en el área de compras. Gestionando pedidos, proveedores, alta de producto nuevo y búsqueda de productos. Y me empieza a gustar mucho. Estoy ahí unos seis años hasta que aparece El Pozo. Es curioso porque me paso al otro lado de la mesa. En El Pozo se me ofrece ser el responsable de ventas de las Islas Baleares, y lo veo como una oportunidad de saber qué se siente al ir a vender, y no a comprar. Y lo entiendo como algo que podría completar mi formación. Fue una experiencia que me aportó muchísimo porque, a día de hoy, comprendo mucho mejor el proceso de negociación gracias a haber estado en los dos lados.
No todo el mundo tiene esta oportunidad y yo, la verdad es que lo agradezco, y al cabo del tiempo aparece la oportunidad de entrar en el grupo Puro Beach, otra vez en el área de compras, que creo que al final es lo que más me gusta. Con un bagaje detrás y habiendo acumulado experiencias que me ayudan a hacer el trabajo con más garantías.
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Esteban: Cuéntanos el concepto del grupo Puro, para que la gente tenga una idea más global de él.
Xavier: A día de hoy tenemos dos líneas. Por un lado una oferta de “beach clubs”, con una serie de centros propios y con algunas franquicias, donde, alejándonos del típico “beach club” donde la gente puede tener un poco de concepto de fiesta alocada, huímos de esto, y lo que queremos aportar es que nuestro cliente viva una experiencia donde se sienta relajado, cuidando los detalles desde la música, una línea de moda que tenemos, el mobiliario. Es decir, crear un ambiente donde la gente se sienta cómoda, en un entorno donde nos mimetizamos con la naturaleza.
La idea es que tú puedas ir a uno u otro, a cualquier parte del territorio, tanto de España como de otros lugares, y sepas que estás en un “beach club” Puro.
Y, por otro lado (es más reciente) estamos explotando un poco la línea de hoteles. Sobre todo tenemos hoteles “boutique”. Apostamos muchísimo por un tema de calidad, y sobre todo que estén integrados en la arquitectura y el urbanismo, y que el cliente se sienta integrado en la ciudad. Buscamos la armonía, no ser estridentes.
Esteban: De hecho me gusta mucho el concepto que tenéis al llamaros “oasis”, que dice mucho del funcionamiento.
Xavier: Al final lo que buscamos es la calma, salir un poco de este día a día que a veces nos “devora” y disfrutar de la relajación, de estar en un momento distendido, y que puedas disfrutar de la experiencia en todos sus sentidos.
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Esteban: Basándonos en esta forma de trabajo que tiene el grupo Puro, los objetivos que te marca la empresa a la hora de realizar tu propio trabajo, ¿Cómo los gestionas? ¿Cómo funciona?
Xavier: Como cualquier departamento de compras hay unos objetivos que son fácilmente medibles y concretos, porque están los presupuestos con unos objetivos en costes, en estándar de calidad, de mercaderías, en suministros, en tema de contratación de servicios. Lo que hacemos es revisar estos presupuestos mes a mes. Los marcamos a principio de temporada y vamos monitorizando mes a mes si estamos dentro de esos parámetros o si, por el contrario, hay algo que esté alterando y no estamos yendo en consecuencia con esos objetivos, y poder poner remedio a esa trayectoria si vemos que hay algo que no va bien.
Y después, hay otros objetivos que se marcan, que igual no son tan medibles, pero sí igual de importantes como serían implementar procesos de mejora en los sistemas. Por ejemplo, en el proceso de compras, en los procesos de homologación de proveedores, etc. Estos objetivos los ponemos a principios de temporada y hacia final de temporada revisamos a ver si hemos sido capaces de poner en marcha estos cambios que queremos implementar, y que nos demanda la empresa si queremos ser competitivos.
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Esteban: Me gustaría que nos contaras cómo es tu día a día, aunque sé que ahora el mundo está muy convulso. Me refiero a un día a día normal.
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Xavier: Casi, en lugar de una jornada de trabajo, yo te explicaría cómo es un año de trabajo. Porque una jornada varía muchísimo y es difícil en mi caso. Igual en otros procesos más industriales puede ser que sea algo más monótono. Pero en mi caso, ten en cuenta que nuestros centros están ubicados siempre en zonas turísticas, y al final nuestro trabajo es un poco cíclico, por temporadas. Si bien es cierto que los hoteles que tenemos en el centro de la ciudad, por ejemplo, están abiertos todo el año, pero los meses de verano son más fuertes.
Yo divido el año en fases; una primera fase que marcaría desde enero hasta marzo (hablando de una temporada normal), sería una parte del año que dedicamos a búsqueda de nuevos productos, nuevos servicios, de cosas que nos pueden aportar durante el año, y también a cerrar y pactar las condiciones de los suministros y servicios que vamos a consumir el resto del año. Establecemos las normas del juego de la temporada.
Después, en abril y mayo, que es cuando empezamos a abrir todos nuestros centros, es un período donde hay que estar atentos a las demandas de cada centro. Ya hemos establecido los criterios que vamos a seguir, pero cada uno de ellos tiene su particularidad, y en las puestas en marcha, después de haber estado un período cerrados, pueden surgir imprevistos o hay que “engrasar los engranajes”.
Y luego, cuando entramos en los meses centrales de verano, nuestro departamento pasa a una fase de control. Lo que hacemos es monitorizar todos nuestros centros, y en esos cierres mensuales, vamos verificando que estamos en línea con los objetivos marcados.
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Esteban: Sé que en muchos sectores, en su relación con los proveedores, tú marcas unos estándares, unos fijos, unos gastos. Pero como ha cambiado todo, ha subido el precio de la gasolina, del gas, el tema de la guerra, el tema que aún arrastramos de la pandemia, luego te exigen un dinero extra cuando tú ya habías comprado. Porque ni ellos llegan…
¿Cómo es la relación con tus proveedores cuando haces ese tipo de previsión?
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Xavier: Como bien dices, este no está siendo un año normal. Y en un año normal, en muchos de nuestros insumos, tú marcas unas tarifas a principio de año, y en base a eso elaboras escandallos, cartas, oferta de servicios, etc.
Este año tenemos que ser ágiles, y esto implica hacer ciertos cambios a lo que estábamos acostumbrados. Un cambio que se ha dado estos días, muy sencillo y muy gráfico, son las cartas de los restaurantes. Normalmente, a principios de año se diseñaban las cartas, se enviaban a imprimir, etc. A raíz de toda esta inestabilidad de precios, una decisión que hemos tomado es que no vamos a imprimir esas cartas. Las vamos a dejar en digital para ser más ágiles y poder modificar esos precios, e incluso, cambiar platos o bebidas que puedan estar en la oferta, sustituirlos o eliminarlos en función de lo que vayamos viendo. Porque nos podemos encontrar con que hay falta de suministro de algún producto, o con precios desorbitados que hacen que luego el precio de venta tenga que ser desorbitado. Una situación así, hemos entendido que requiere de nosotros agilidad. Ahora mismo tenemos estas circunstancias. Más adelante, cuando todo ya (esperemos) que vuelva a su cauce, volveremos a trabajar de la forma normal. Ahora mismo requiere por nuestra parte un esfuerzo extra.
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Esteban: Veo que tenéis, dentro del grupo Puro, tenéis los hoteles y luego la parte “club”, pero la parte “club” tiene como mini empresas, por decirlo de algún modo. Dentro de “club” tenéis una discográfica con vuestro propio sello discográfico.
Xavier: Sí, al final es parte de la marca. Nosotros cuidamos muchísimo una serie de pilares. La música; al final la música te crea una atmósfera, un ambiente. Es muy importante la línea de moda. En nuestros clubs, tenemos una tienda física (también la tenemos online), y cada año vamos a ir metiendo novedades, y a la gente le gusta muchísimo. Y otra línea también es el tema de spa, wellness, con tratamientos. Todo esto hace un paquete y conforma la marca.
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Esteban: Ahí es donde quería llegar. Lo que es Puro Spa, Puro Wellness, estáis utilizando productos que son 100% orgánicos, libres de agentes químicos. Vosotros, en las compras en general, ¿tomáis en consideración la sostenibilidad? Y, ¿cómo afecta esto a las compras?
Xavier: Pues sí, yo creo que a día de hoy, cualquier empresa que quiera asegurar su supervivencia y quiera crecer tiene que tener esto muy presente. Nosotros, este año hemos creado un comité de responsabilidad social corporativa, de la cual el departamento de compras forma parte, y uno de los trabajos principales es impulsar todo esto. Y va en la línea de nuestros clubs; de no ser estridentes, de formar parte del entorno. Y, por supuesto, hay que cuidar los productos. Una parte muy importante en la que estamos trabajando es en el tema de homologación de proveedores. Nos importa e interesa mucho qué están haciendo nuestros socios o “partners” en este campo. Para nosotros es algo fundamental, no solo en nuestros productos sino también en nuestros proveedores. Yo creo que cada vez es más importante. De hecho, hemos impulsado una iniciativa que trata de medir la huella de carbono. Lo hemos puesto en marcha este año para saber cuál es nuestro impacto sobre nuestro medio. Además, curiosamente, nosotros, al estar ubicados en el sector turístico, somos los principales interesados en que el entorno en el que desarrollamos nuestra actividad esté lo más cuidado posible. Porque al final el deterioro de este entorno será el deterioro de nuestra empresa.
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Esteban: Cuando buscáis vuestros partners, vuestros proveedores, ¿exigís que ellos cuiden la huella de carbono y su manera de actuar esté en relación con la vuestra?
Xavier: Lo que estamos intentando, poco a poco, es ir en esta línea. Lógicamente no puedes de un día para otro cambiar algo tan importante como es esto. Pero lo que sí que vamos haciendo es, en el proceso de homologación de los mismos, cada cierto tiempo hacemos una revisión de esos puntos que para nosotros son tan importantes. Se les envían unos formularios donde ellos responden una serie de parámetros que son importantes, englobados en ser sostenibles. Es una palabra que todo el mundo tiene ahora en la boca, pero necesitamos todos ser conscientes y tomar parte de esto.
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Esteban: ¿Cuáles crees que son las aptitudes que un jefe de compras debe tener para estar bien cualificado?
Xavier: Lo primero, para mí es superimportante, es que esté abierto a estar formándose constantemente. Parece un tópico, pero no lo es. Porque, al final, sobre todo en estos años que llevamos el mundo ha estado cambiando cosas constantemente. Para mí debe ser una persona con voluntad de aprendizaje para adaptarse a los cambios. Al final, toda esta formación lo que te va a permitir es tener más herramientas a la hora de llevar a cabo tu trabajo. Para mi, esta persona también debe ser organizada. Manejar los tiempos, cuando te he comentado que el año lo divido en fases, un mal manejo de los tiempos al final te va a costar dinero. Es una empresa y los resultados son importantes. Debe tener habilidades para la negociación. Creo que es fundamental antes de sentarse en una mesa haber preparado de qué quieres hablar, y qué quieres sacar de esa conversación. Y para ello hay que prever distintos escenarios que se puedan dar y tener respuesta para todos esos escenarios. Super importantes tener habilidades para la negociación.
Y en último lugar, y no menos importante, otro concepto que está muy de moda, son las “speaking skills”, habilidades del habla.
El departamento de compras se debe a sus clientes. ¿Y cuáles son nuestros clientes? Para mí nuestros clientes son todos nuestros centros, clubs, hoteles… Los otros departamentos, los responsables de los departamentos. Porque entiendo que ellos de nosotros lo que esperan es que les facilitemos su trabajo. Que les demos herramientas, que les ayudemos. Para ello hace falta escuchar y estar pendiente. Y saber cuáles son sus necesidades y luego ponerlas y alinearlas con los objetivos que nos hemos marcado. Pero para esto es muy importante contar con ellos.
Con estas cualidades se puede sacar adelante un departamento de compras.
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Esteban: Tú que tienes experiencia como vendedor ¿Qué te ha aportado extra el haber estado en el lado del vendedor?
Xavier: Sobre todo, lo que me ha aportado es conocer cuando tengo a un posible vendedor delante, conocer mucho más el tablero de juego donde estamos. Su forma de pensar, las estrategias de venta ya las detectas con más facilidad porque tú mismo las has intentado aplicar con anterioridad. Rápidamente te ayuda a ver cuál es la estrategia de ventas que tiene la persona, qué quiere sacar de ti, qué quiere mostrarte, qué quiere ocultar. Todo esto es superpositivo y a mí me ayuda muchísimo, sobre todo cuando me siento a negociar con alguien.
Esteban: Me imagino que eres capaz de ver los márgenes a los que puede llegar, mínimos y máximos que puede pedir.
Xavier: Sí. No tanto máximos y mínimos, porque al final el propio mercado te dicta dónde están los límites, porque vas a comparar con competencia, con otros proveedores. Pero sí que puedes ver, a veces, dónde puedes sacar más beneficio. O dónde puedes estirar un poquito más. Porque te ayuda a posicionarte en el otro lugar. Normalmente un vendedor cuando se sienta en una mesa lo que intenta es dejar ver las fortalezas que tiene tu producto y minimizar las carencias. Detectar dónde están las debilidades o carencias te hace tener una posición más fuerte a la hora de poder negociar.
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Esteban: Como siempre nos están apareciendo cosas nuevas, inesperadas, desde el Covid hasta la subida de los fletes, hasta la guerra… A día de hoy, cuáles son las situaciones más complicadas a las que te has tenido que enfrentar en tu puesto de trabajo como jefe de compras.
Xavier: Aquí sí que lo tengo superclaro. Yo he tenido dos situaciones distintas pero muy difíciles. La primera de ellas fue en la empresa donde estuve enteriormente, Industrias Cárnicas Castilla La Mancha, que tuve que afrontar lo que es un concurso de acreedores. Fue una experiencia muy dura. La empresa, en años anteriores, había abordado una serie de inversiones muy potentes y llegó la crisis del 2008. Unas inversiones que se habían proyectado con operaciones de financiación no salieron bien. Se juntaron impagos de clientes y la empresa entró en concurso de acreedores, y creo que con orgullo puedo decir que fue mi parte del equipo que sacó adelante el concurso de acreedores. Fue un proceso muy difícil donde se tuvieron que renegociar con proveedores, la confianza con el proveedor se pierde. Ahí queda una forma de forzarla, hay que volver a crear esa confianza y eso requiere un esfuerzo brutal. Y requiere de tener proveedores muy buenos, que aún en una situación tan delicada apuesten por ti. Y eso lo conseguimos. Fue una experiencia muy dura pero de la que aprendí muchísimo.
Y otra experiencia muy dura ha sido esta pandemia. Quizás ha habido sectores donde no les ha afectado tanto, pero en nuestro caso, al ser una empresa que se dedica al sector turístico, hemos sufrido muchísmimo. Pasamos una buena temporada donde los ingresos eran cero, y donde mi trabajo de buscar nuevos proyectos, nuevos productos, nuevos proveedores, servicios, negociar tarifas pasó a ser de coger contratos, analizar contratos, ver claúsulas, cancelar servicios, buscar reducir los costes fijos a la mínima expresión. De coger a los proveedores y pedirles esfuerzos. No había ingresos. Necesitaba también de su comprensión y su colaboración para poder salir de esa situación. Fue otra experiencia bastante dura. Aparte, con la incertidumbre de que no sabías cuándo podías volver a reemprender tu actividad. Gestionar estas situaciones, además con la angustia y la incertidumbre de no saber cuándo vas a volver, fue muy duro. A día de hoy doy gracias.
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Esteban: A día de hoy has sido ágil, te has seguido formando, has seguido avanzando, y mimas y sabes tratar a los proveedores.
Xavier: Es vital. Los proveedores y los partners… Parece que está de moda los partners. El proveedor al final, si tú cuidas de ellos, obviamente teniendo muy claro cuál es tu estrategia y qué quieres conseguir. Si tú cuidas de ellos en el sentido de que eres serio y respetas los compromisos adquiridos, al final es recíproco. Lógicamente hay una parte importantísima que es el tema de los costes, reducir al mínimo, siempre respetando unos estándares de calidad. Pero el servicio es fundamental, y es primordial. Yo doy gracias de que, durante esta maldita pandemia, hemos contado con unos proveedores excepcionales, y que han sido comprensivos. Aún pasando ellos por dificultades han arrimado el hombro, y yo no puedo más que agradecerles que hayan estado ahí.
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Despedida
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ÍNDICE
00:00 Presentación.
1:37 Xavier Ballester resume su trayectoria profesional.
1:52 El concepto de el grupo Puro. “Beach clubs” y hoteles.
8:02 ¿Cómo gestionas los objetivos que te marca la empresa?
10:16 Un día “normal” como jefe de compras en el grupo Puro.
13:49 ¿Cómo es la relación con tus proveedores en este momento de cambios constantes?
14:27 Hay que ser ágil y hacer ciertos cambios y un esfuerzo extra.
16:41 Grupo Puro, marcas del grupo.
18:01 Productos 100% orgánicos. Impulsar la sostenibilidad.
20:36 Proveedores sostenibles.
21:58 Aptitudes de un jefe de compras
24:52 Experiencia como vendedor. Un extra importante.
27:24 Las dos situaciones más complicadas a las que me he enfrentado.
31:34 Cuida a los proveedores y ellos cuidarán de ti.
33:22 Despedida.
Un saludo y nos vemos en el próximo episodio.
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