En el episodio de hoy, en Jefe de Compras Pódcast, hablamos sobre la productividad a través de la formación en GTD. José Miguel Bolívar, Certified Master Trainer y distribuidor oficial GTD para España a través de la Dave Allen Company, y autor del libro “Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD” y autor del blog “optimainfinito.com”, además de formador de formadores, nos introduce en esta metodología tan interesante.
José Miguel nos explica en qué consiste la metodología GTD, analizando de forma crítica el sistema que utiliza. Veremos las diferencias entre trabajo en equipo y trabajo individual. También hablamos sobre los ladrones de tiempo y qué sucede cuando dejamos que el entorno gestione nuestra atención. Y sobre tecnología que se puede aplicar al trabajo de los jefes de compras para ser más eficaces.
En cuanto a procastinación José Miguel nos da una amplia visión sobre su repercusión en nuestro trabajo y en nuestra vida. Nos cuenta que la gestión de los deseos se trata en niveles superiores del método. Y profundiza en algunos puntos del método comentándonos sobre la confusión que provoca la nomenclatura de las fases del metodo.
Veremos que José Miguel, junto con su compañero Jordi, preparan una forma más sencilla y mejorada de desarrollo del metodo y fácilmente comprensible y aplicable, y que preveen publicarlo en su nuevo libro en 2023. En realidad será una herramienta para que cada persona pueda hacer el método que necesita para sí misma. (Estamos deseando leerlo…).
00:00 Presentación.
En el episodio de hoy, en Jefe de Compras Pódcast, hablamos sobre la productividad a través de la formación en GTD. Estas siglas provienes del libro “Getting things done” escrito por Dave Allen, que viene a ser la biblia a seguir dentro de lo que tiene que ver con la productividad personal, lo que conlleva a la reducción del estrés. Pero, como toda religión, es altamente interpretable por la persona que lo lee, lo cual ha llevado a muchas personas a llevar diferentes caminos a seguir con mayor o menor éxito en el intento.
Para entender mejor todo esto hoy tenemos el privilegio de contar con José Miguel Bolívar.
José Miguel es el autor del blog “optimainfinito.com” desde el 2008 y autor del libro “Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD” ya que es Certified Master Trainer y distribuidor oficial GTD para España a través de la Dave Allen Company.
José Miguel, a partir de 2011, dio por finalizada su etapa laboral por cuenta ajena y lanza la red productiva Optima Lab, red de ayuda a la efectividad a personas y organizaciones para lograr sus resultados, donde trabaja como formador de formadores y, como él mismo se define, “consultor artesano”.
1:47 ¿Qué es el método GTD?
Esteban: Para ponernos en contexto podría explicarnos más en profundidad qué es el método GTD ¿Es un sistema de recordatorios? ¿Es un gestor de proyectos?
José Miguel: GTD es un conjunto de buenas prácticas, que pretende que dejemos de utilizar nuestra memoria para acordarnos de cosas que tenemos que hacer, o que nos resultan interesantes, o que nos gustaría plantearnos más adelante. Y que en lugar de nuestra cabeza utilicemos un sistema externo de confianza en el que estén todos esos recordatorios. Esto sería, resumido en pocas palabras, el método GTD.
Esteban: ¿Por qué en general resulta tan complicado entender y llevar a cabo esta metodología?
José Miguel: Esto es una pregunta que tiene su “tela” responderla, por lo menos para mí. Yo te diría que hay como mínimo dos grandes factores. Uno de ellos es que la mayoría de las personas, cuando toman contacto con GTD, ya se organizan de alguna manera. Mejor o peor, pero ya lo hacen. En nuestra experiencia, casi todas esas maneras tienen muchos elementos en común, que tienen la característica de ser totalmente opuestos a muchos de los que propone GTD. Con lo que esto ya genera una fricción, porque supone un cambio muy profundo.
Yo de esto me di cuenta cuando mi hija mayor, de doce años, me pidió que le explicara la metodología. Fue e esta época, en vacaciones, se lo expliqué a trocitos, a clases de diez o quince minutos al día. Y al cabo de unos días, un par de semanas, terminamos de verlo todo. Me dijo que le había gustado mucho, que lo iba a usar. De hecho ahora tiene 22 y lo sigue utilizando. Pero me preguntó muy seria si de verdad me pagan por explicar esto en las empresas. Le parecía algo tan sumamente trivial que no entendía que pagaran por aquello. Y aquella pregunta, a parte de dejarme el ego destrozado, me ayudó a darme cuenta de que para alguien que aún no tiene un sistema de organización GTD resulta mucho más sencillo.
Porque realmente el reto real de GTD no es tanto aprender como el desaprender todo lo que ya llevas en la mochila. Realmente cuando eres un desastre, porque he tenido personas en mis formaciones que han adoptado GTD en tiempo récord, personas que nunca habían usado una agenda, una lista, o similar y les ha resultado super fácil y rápido. Al final, cuanto más organizada es una persona, nuestra experiencia es que más le cuesta porque tiene más trabajo por delante de desaprender. Este es uno de los factores. Que no empezamos desde cero.
Y hay otro factor que es que la metodología tampoco ayuda. Hay que entender que David Allen esto lo fue desarrollando a lo largo de treinta años de experiencia profesional centrada básicamente en trabajo individual. Él hacía programas con altos directivos para ayudarles a mejorar su productividad personal. Nosotros también hacemos este tipo de servicio. Cada persona es un mundo. Y como además solo tienes una persona delante puedes explicarle con otra terminología. Puedes hacer muy “a la medida” la explicación. El reto es cuando decide darle forma a todo aquello y escribir un libro. De hecho, hace años, nos contaba que el primer libro le llevó prácticamente cuatro años escribirlo. Y que cuando lo terminó no le gustó nada, lo tiró y volvió a empezar desde cero. Porque realmente el reto es el dar forma a algo que tú estás acostumbrado a explicar a cada persona de una manera ligeramente distinta.
El problema de GTD es doble. Por una parte el estilo literario del propio Allen es bastante rebuscado. Es un gran ponente, un gran coach, pero como formador, y él mismo es consciente de ello, le falta un estilo más sencillo, más directo, más asequible. Da muchas vueltas y te pierdes.
Y luego, de esto no me llama la atención que en su día cometiera el error como que hayan pasado veintitantos años y aún no lo haya corregido. Es que la metodología utiliza muchas palabras de uso cotidiano con un significado que no tiene nada que ver más allá de la palabra en el lenguaje de GTD. Es decir, que habla de proyectos, pero un proyecto en GTD no tiene nada que ver con lo que la gente conoce como proyecto. A lo que más se parece un proyecto de GTD es a lo que tú tienes en tu lista de tareas. A una tarea. A un tema pendiente.
Entonces esto genera ya un problema, porque la gente se resiste a llamar “proyecto” a preparar el cumpleaños de tu chaval. Y no es solamente el tema de “proyecto”. Hay muchos ejemplos. Habla de pasos que no son pasos, en el sentido de que no se aplican todos ellos en una secuencia cada vez. Habla de niveles que no son niveles. Utiliza muchas expresiones que, nosotros cuando hacemos formaciones ya estamos esperando a que alguien diga “pero esto…” Al final te da que pensar que todos, y me incluyo e incluyo a mi compañero Jordi, nos hayamos equivocado o nos equivoquemos exactamente en las mismas cosas. Te da que pensar que a lo mejor eso se podría haber explicado de otra forma.
8:51 ¿Método o estilo de vida? ¿Enfocado al individuo o al colectivo?
Esteban: Yo tengo entendido, igual estoy equivocado también, que este método es como un estilo de vida. Que se crea una rutina para ser más productivo que no significa trabajar más, sino trabajar mejor. Y creo que está muy enfocado al individuo y poco al colectivo. ¿No cree que la colaboración y el trabajo en equipo hace que la productividad sea mejor?
José Miguel: Te voy a responder en dos partes. Sí, pero con matices. El trabajo en equipo realmente, si nos ponemos a pensarlo fríamente, es un trabajo poco frecuente, a día de hoy. El trabajo en equipo real. Trabajo en equipo es el que tienes que hacer con otras personas coincidiendo en el tiempo y en espacio de manera coordinada. Un equipo de baloncesto, o si nos queremos ir mucho más atrás, cuando salía la tribu a cazar un mamut. Al final hay trabajos o deportes donde realmente sí se da esa coordinación en un mismo espacio de tiempo, y en un mismo espacio físico sin la cual sería imposible alcanzar determinados resultados.
Yo como profesional de recursos humanos tengo aquí una postura bastante crítica. Te voy a poner un ejemplo: mi compañero Jordi y yo nos vimos hace dos o tres semanas, y no nos veíamos físicamente desde diciembre de 2019. Durante este tiempo, entre otras cosas, hemos desarrollado un curso virtual, porque antes del Covid solo teníamos formación presencial. No uno, sino nivel uno, nivel dos. Hemos desarrollado materiales, hemos hecho un montón de cosas. Entonces ¿nosotros estábamos trabajando en equipo?
Esteban: Yo creo que sí.
José Miguel: Vale. Es un tema semántico. Nosotros diferenciamos entre trabajo en equipo. Trabajo en equipo es, por ejemplo, hacer una lluvia de ideas sobre cómo abordar un tema. Tienes que coincidir en el tiempo y en el espacio, aunque sea un espacio virtual, para poder hacer algo. Pero la mayor parte de nuestro trabajo es trabajo distribuido. Tú te encargas de una parte y yo de otra. Eso no es trabajo en equipo. Un equipo no lee un libro, un equipo no responde un correo, ni prepara una propuesta. El equipo es una idea, un concepto. Pero los equipos no son responsables de las cosas. Los responsables son las personas.
Y luego habría también mucho que hablar sobre si el equipo multiplica o divide. Porque mi experiencia es que los equipos son tan productivos como la menos productiva de todas las personas que lo componen.
Aquí yo creo que habría mucho que hablar. Se usa mucho como reclamo porque a todos nos gusta sentirnos parte de algo. El equipo de te arropa, te hace sentirte menos solo, te hace sentir que si necesitas una ayuda la vas a tener. En los últimos años se está enalteciendo mucho el trabajo en equipo, pero nosotros le vemos también su parte oscura. Lo que pasa es que es políticamente poco correcto decir “enhorabuena a todos, menos a Juan y a María, que no han pegado ni palo”. Yo creo que asumir que el trabajo distribuido es distinto del trabajo en equipo real, también nos puede permitir que las personas se hagan responsables, que al que contribuye más se le reconozca y al que contribuye menos se le reconozca o se le ayude para que pueda contribuir más. Es un tema que a nosotros nos gusta mucho.
Quién no ha hecho el típico trabajo en el colegio donde había el campeón o la campeona que llegaba y se llevaba la nota como todos los demás y no había hecho literalmente nada. Todo esto hay que tenerlo en cuenta.
No digo que el trabajo distribuido no tenga sus ventajas, que las tiene, indudablemente. Lo que digo es que echo en falta un puntito de sentido crítico. Parece que todo son luces, pero creo que ganaríamos mucho si fuéramos también objetivos con la sombras, e intentáramos trabajar para que esas sombras fueran menos.
14:11 Los ladrones de tiempo.
Esteban: Quería hablar ahora de los ladrones de tiempo. No sé si realmente existen como tal o somos nosotros mismos nuestros propios ladrones del tiempo.
José Miguel: Esta pregunta me gusta que me la hagas. Decimos de las redes sociales, que son un ladrón de tiempo. Pero tú me estás diciendo que estás tranquilamente trabajando en lo que tengas que hacer y, de repente, sale una mano misteriosa del móvil, te coge del cuello y te dice “vente aquí, a Facebook un rato, que vamos a ver lo que nos están contando los amigos”.
Los ladrones de tiempo existen porque nosotros les dejamos existir. Así de sencillo. Es verdad que cada vez todo nos lo pone más difícil. Las aplicaciones ya vienen con todas las notificaciones activadas. Cada vez son más intrusivas. Yo cuando instalo una aplicación nueva lo primero que hago es quitar todas las notificaciones.
Yo creo que el problema de los ladrones de tiempo es que inconscientemente, en muchos casos, dejamos que nuestra atención nos la gestione el entorno. Perdemos el control sobre nuestra atención. Y al final del día en el que has estado haciendo lo que tu entorno ha querido que estuvieras haciendo te sientes fatal porque eso que tenías ganas de hacer y querías haber hecho lo has dejado a medias o ni lo has tocado. Pero sí, resumiendo, hay tentaciones y digamos que nosotros permitimos que esas tentaciones se conviertan en ladrones de tiempo.
16:10 Tecnología para jefes de compras.
Esteban: Como usted sabe, este pódcast es sobre jefes de compras. ¿Cual cree usted que sería la tecnología más adecuada a utilizar por un jefe de compras para optimizar su productividad?
José Miguel: Yo conozco poquito de compras. Conozco mejor logística, porque trabajé varios años de mi carrera profesional como director de logística, como coordinador de logística primero. Pero creo que la respuesta puede seguir siendo válida. En todos los trabajos, y por supuesto en el de jefe de compras, hay tareas de alto valor añadido, y tareas de bajo valor añadido. Hay tareas que son más o menos rutinarias y que son indispensables, pero que tampoco necesitas una cualificación o experiencia profesional para poderlas hacer y hacerlas bien. Todo lo que te permita automatizar y liberar recursos en ese sentido bien venido sea. La tecnología que te permite hacer algo ahorrando recursos, con un nivel de resultado equivalente es una maravilla, porque puedes dedicar esos recursos a algo que aporte más valor de lo que habrías aportado si hubieras tenido que dedicar todo ese tiempo a hacerlo si no existiera la tecnología.
17:34 La app Asistente Compras trabaja gratis para ti.
Esteban: Esto le viene como anillo al dedo a nuestra app. Tenemos una app que se llama Asistente Compras. No sé si la conoce. Es una app creada para ahorrar tiempo a los jefes de compras. Hay un asistente personalizado, un ser humano de verdad, que le buscará lo que necesite comprar y en menos de cuatro horas te enviamos el presupuesto que mejor se adapta a tus necesidades. No hay compromiso ninguno. Es gratuita. Si un jefe de compras tiene que hacer grandes compras pero también tiene que hacer cosas menores que le roban tiempo esta app está pensada justo para eso.
José Miguel: Hay tareas muy concretas, muy recurrentes, muy fáciles de definir en el sentido en que los pasos son más o menos estándar. Si consigues una aplicación que te acelere esto y te puedas, sobre todo, olvidar de ella, quitarte de la cabeza una obligación menos, eso va a redundar en tus actividades.
Esteban: Entonces, creo que he contestado yo a la pregunta (risas): ¿Cuál sería una buena tecnología para utilizar por un jefe de compras?
Bueno, sigo con otra: ¿Se debería procastinar en alguna ocasión? Es decir, ¿tiene la procastinación alguna connotación positiva?
José Miguel: En ocasiones caemos en la tentación… Yo no recuerdo si en alguna ocasión he caído (es posible que sí) de jugar con las palabras. Hablamos de la procastinación positiva, de la procrastinación estructurada. De hecho hay un método de productividad que se llama “To be tomorrow” (hazlo mañana). Y hay algún otro método que trabaja con ese concepto de la procastinación estructurada. Si tú te pones tres cosas que quieres procastinar al final una de las tres la vas a hacer. Hay como mucho truco alrededor de esto. Pero realmente, si somos serios, la procastinación es un auténtico desastre. De hecho, si la gente fuera consciente del impacto de la procastinación creo que se lo tomaría un poco más en serio.
Hay algunos libros muy buenos, monotemáticos sobre la procastinación, y la procastinación nos cuesta, como sociedad, una auténtica fortuna al cabo del año. Y hablo únicamente de términos económicos. No hablo de frustración.
Procastinar, se habla mucho pero se conoce poco. Si no eres una persona muy consagrada y estudiosa que haya dedicado tiempo a profundizar, es muy fácil caer en superficialidades del estilo de… eso es que tienes que trabajar la fuerza de voluntad… Hay mucho “buenismo” alrededor de la procastinación. La procastinación es un impulso natural. En las formaciones nos gusta gastar la broma de decir que hay dos tipos de personas, las que procastinan y las que mienten. Todos procastinamos. Unos más, unos menos. Pero es un impulso natural. Tiene que ver con muchos factores. A día de hoy existe lo que se llama la fórmula de la procastinación. Por ejemplo se sabe que las personas cuanto más impulsivas son de carácter más procastinadoras son. La procastinación guarda relación, se sabe si es a más largo plazo es más fácil que procastines que si es a corto plazo. Si no tienes claro para qué lo estás haciendo es más fácil que procastines que si tienes muy claro para qué lo haces. Hay muchos factores, y eso nos permite desarrollar estrategias muy efectivas a la hora de combatir la procastinación. Una de las características de GTD es que, sin decirlo de manera explícita, si sabes ver más allá de las buenas prácticas que propone, muchas de ellas tienen una incidencia muy positiva de cara a reducir la procastinación. Ya no es solo que te vaya a hacer una persona más efectiva. Es que te va a hacer una persona más satisfecha, más feliz, con mayor bienestar. Porque el principal problema personal de la procastinación es la culpabilidad. Procastinar es dejar sin hacer algo siendo plenamente consciente de que eso va a tener consecuencias negativas para ti. Y aún siendo plenamente consciente lo dejas sin hacer. Entonces luego la culpabilidad es tremenda. Ya no es solo que hayas sido más o menos productivo o productiva sino que te sientes fatal.
Esteban: Y eso afecta a todo. Afecta al físico.
José Miguel: A todo. A nivel emocional, a nivel físico, a nivel de relaciones. A nivel de todo.
22:26 ¿Cómo gestionar mejor los deseos?
Esteban: Hablando de cómo se puede sentir una persona: ¿Cómo se puede gestionar mejor el mundo de los deseos? Es decir, cual sería la planificación más adecuada para las cosas que quiero hacer, pero sin quitar valor a las cosas que realmente tengo que hacer.
José Miguel: Esto ya nos estamos metiendo en palabras mayores. La metodología GTD, en lo que es la formación oficial, está estructurada en niveles. Hay un nivel de fundamentos, en el que se abordan los principales cambios de hábito para crear la base que te permita plantearte otras cosas más sofisticadas.
En el nivel dos y, sobre todo en el nivel tres, se trabaja esto que comentas. El enfoque de GTD es distinto del de otras metodologías. No digo que mejor ni peor, solo distinto. Empieza muy por lo operativo. El barco tiene una vía de agua. Lo primero vamos a tapar la vía de agua y luego empezamos a cuestionarnos si la ruta que estamos usando es la mejor, si para el próximo viaje es mejor un barco más pequeño, o más grande. Si con motor, vela o remo. De momento vamos a tapar la vía de agua.
Todo eso que comentas en metodologías como GTD se tiene en cuenta, pero en los niveles superiores. Una vez que tu día a día lo tienes “bajo control” ahí sí que puede tener sentido que te plantees cual es tu propósito de vida, las cosas que te hacen feliz, que tenga sentido para ti lo que estés haciendo, tu visión, concretar qué aspecto tiene, cómo te vas a sentir, qué vas a decir cuando eso sea realidad. A partir de ahí establecer tus metas, tus objetivos.
Cuando haces todo este trabajo combinándolo con ese realismo de saber que siempre hay más cosas para hacer, y tiempo para hacerlas. Vivir es tomar elecciones sobre qué dejo sin hacer. Y seguir creciendo.
En la medida en que vas ganando claridad sobre estas cosas, quieres cosas de mayor nivel que son importantes para ti, te da más seguridad a la hora de decidir qué hago, qué no hago, qué hago primero, qué hago después, o qué hago yo y qué delego. Incluso a preocuparte más, cuando se puede hacer algo de diversas maneras, de cual es la forma idónea de hacer esto. A lo mejor hay una manera en que tardo la mitad y queda el doble de bien.
Muchas veces, cuando nos falta esta claridad porque no hemos tenido oportunidad de hacer todo este proceso de reflexión sobre esos niveles superiores, es fácil caer en la tentación de terminar como pollo sin cabeza, esclavizados por lo más llamativo, lo más ruidoso, por lo más reciente que de alguna manera nos va secuestrando la atención y nos va llevando detrás de todo eso que va entrando.
25:30 ¿El método GTD son realmente pasos a seguir?
Esteban: Al principio de este pódcast hemos hablado de los pasos a seguir, que a “grosso modo” son cinco, pero antes no ha dicho usted que no hay que seguirlos estrictamente en el orden que aparecen. Estos pasos creo que son capturar las interrupciones, aclarar el pensamiento y decidir, organizar información y datos recordatorios, evaluar y, por último, hacer. ¿Esto son realmente pasos?
José Miguel: Lo de los pasos es una concesión al marketing. Esto además nos genera muchísimo ruido en las formaciones. Porque si a ti te hablan de cinco pasos tu expectativa es que primero haces una cosa y luego haces otra, y otra, y así hasta que llegas a la quinta. Además, empiezas por la primera y terminas en la quinta.
Pues eso no es así. Realmente cuando utilizas GTD hay pasos como “capturar” que ocurren cuando surgen cosas que te llaman la atención, que tienen un valor potencial para ti. Puede ser algo que se te ocurre, algo que ves o algo que te piden, te dicen o te comentan, y puedes capturar un día mucho y otro día muy poco. Aclarar y organizar realmente es un único paso. Lo que pasa es que son las dos caras de un único paso.
Aclarar es la parte intelectual. La que tiene que ver con esas cosas que he capturado, pensar y decidir qué quiero y qué tengo que hacer con ellas. Y una vez que lo he pensado y decidido, si no las hago en ese momento tengo que ponerme algún recordatorio para que no se me olvide lo que acabo de decidir.
Aclarar es pensar, decidir y organizar, colocarme recordatorios, lo hago siempre a la vez. No aclaro y organizo sin haber aclarado. Tomo un elemento, ese elemento lo aclaro. Y si hace falta lo organizo. Tomo otro, lo aclaro y lo organizo.
A la gente le chequea un poco porque en las formaciones explicas primero uno y luego otro. La gente, cuando estás explicando uno te pregunta “dónde lo pongo”, “qué hago con él”. Le dices, “eso te lo explico luego”.
Por ejemplo, el paso de “reflexionar”, la parte central de este paso es lo que se conoce como “la revisión semanal de GTD” que como su propio nombre indica es una vez a la semana. La gente te dice: “cuando acabo de aclarar y de organizar hago la revisión semanal”. Pero es lo de los pasos, que te lleva a ese engaño.
Luego “hacer” realmente es un nombre desafortunado, porque el paso de “hacer” o de ejecutar en GTD, realmente se le debería llamar “Elegir”. Se trata de en lugar de dejarme llevar por lo más reciente, lo que más me preocupa, lo que más insistentemente me piden, yo lo que voy es a ese sistema externo donde tengo los recordatorios de todo lo que en un momento anterior he dicho que tengo que hacer y, viendo todas las opciones y teniendo en cuenta mis circunstancias, dónde estoy, qué personas tengo a mi alcance, de qué herramientas dispongo en este momento, cuál es mi nivel de energía, mi tiempo, etc., ¿cuál tiene más sentido que haga ahora?
Ese es un hábito que hay que trabajar y es el que realmente le da valor a todo lo demás. Si tú capturas, aclaras, organizas, revisas y a la hora de hacer no aplicas esto y sigues haciendo lo último que te llega, o lo que más te piden, pues tu GTD lo tienes de adorno, para darte trabajo básicamente.
29:24 Mejorar el método GTD
Esteban: Es muy interesante. Este método, el método GTD, ¿lo ve con capacidad de mejora? ¿Lo ve mejorable ampliamente? ¿O cree que ya está muy estructurado y es difícil cambiarlo?
José Miguel: Esta es una pregunta también realmente interesante. Porque ¿qué es GTD? GTD es una manera muy concreta de explicar, estructurar una serie de buenas prácticas universales, que existían mucho antes de GTD y que no son propiedad de GTD ni de nadie. Quiero decir que cuando estás centrado haciendo lo que sea te cunde más el tiempo y disfrutas más que cuando estás haciendo una cosa pendiente de veintisiete, esto lo sabe cualquier persona. Son cosas que nos explica la neurociencia.
Hay un montón de buenas prácticas relacionadas con la productividad personal y el mérito de GTD es doble. Por una parte las ha recopilado y por otra parte las ha estructurado, les ha puesto nombre, las ha combinado de una manera muy concreta y te hadado una estructura, una guía.
¿GTD es mejorable? Mi opinión es que es infinitamente mejorable. Yo tardé dos años y medio en sentir que tenía un mínimo dominio de GTD. Hablando con mi compañero Jordi, él prácticamente igual. Y a nosotros nos duele mucho ver que hay un porcentaje altísimo de gente que se acerca a GTD super ilusionada y que al final no consigue implantarlo. No por falta de ganas, no por falta de fuerza de voluntad, sino porque la manera en que está planteado hace que se perciba como muy difícil, rígido, estático. Nosotros notamos en las nuevas generaciones una desconexión creciente de “uff, esto no va conmigo”. Y creemos que aquí sí que hay una labor de extraer esos principios universales, que siguen siendo válidos, y que son la base de GTD, quitar toda esa capa de nomenclatura, toda esa estructura rígida y replantearlo de una manera mucho más dinámica, flexible, más fácil de entender, con palabras asequibles para todo el mundo.
32:06 El libro de José Miguel Bolívar
Esteban: De hecho usted ya lo ha hecho. Porque el libro de David Allen, como todo el mundo ha comentado es complicado, es difícil de entender. En cambio, el que sacó usted (Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD) todo el mundo dice que es mucho más sencillo de leer. Más adaptable a nuestra manera de entender y hace que todo el mundo se aclare más.
José Miguel: La verdad es que estoy enormemente agradecido a todas las personas que han leído mi libro, y muy agradecido por los muchos comentarios que hay, la inmensa mayoría muy favorables en ese sentido, de que supone un paso hacia adelante en cuanto a ser más asequible o a aclarar la terminología del método y facilitar su adopción.
Pero desde un punto de vista crítico, a día de hoy, que han pasado ya siete u ocho años desde que escribí el libro, creo que hice una mínima parte del trabajo que se puede hacer. De hecho, ahora mismo, mi compañero Jordi y yo estamos escribiendo un nuevo libro, que sí va a suponer un salto cualitativo. Porque una estrategia es dejar atrás la metodología GTD. Hay que extraer lo muchísimo valioso que tiene y replantearlo de otra manera. Para empezar queremos romper con la idea de metodología. Pensamos que tiene muchas limitaciones. Queremos irnos a algo más amplio que una metodología. Y luego nuestra visión es algo que sea útil para todo el mundo. Que dé exactamente igual que seas más o menos joven, más o menos mayor, a qué te dediques, tu bagaje cultural, académico. Exactamente todo. Si tú quieres sacarle más rendimiento a tu vida, a tus recursos. No en el sentido de hacer más cosas, sino de sentirte mejor con lo que haces, con lo que no haces. Tener tiempo para ti, para tu familia, ocio. Para todas esas otras cosas.
Al final todas las personas tenemos una serie de obligaciones y cosas que son las que realmente nos gustan. Nos gusta decir que la productividad consiste en dedicar lo indispensable a lo primero para poder dedicarle todo lo demás a lo segundo. Y creo que eso se aplica a todas las personas. A todos nos gustaría poderle dedicar lo mínimo posible a lo que no nos gusta para poderle dedicar lo máximo posible a lo que sí. Y en esa línea estamos trabajando y esperamos tener el manuscrito terminado este año. Vamos a buen ritmo. Ahora en verano aprovechando el parón en nuestra actividad profesional estamos a toda velocidad. La esperanza fundamental es que en 2023 haya libro de reemplazo de GTD en el mercado.
Esteban: Y te invitamos a que vuelvas aquí cuando salga a la venta el libro.
José Miguel: Será un placer estar de nuevo con vosotros.
Esteban: Me encanta lo que dice porque me está recordando… Yo antes daba clases de música. Y cuando me venían alumnos autodidactas, es decir, que no llevaban ningún tipo de método, tienes que enseñarles a desaprender, para volver a aprender. Cuando te llegan que nunca han tocado un instrumento musical es mucho más sencillo, aprenden mucho más fácil. Es un poco lo que dice usted. Con todos los años que tiene de experiencia, y normalmente trabaja con gente que sí que va a buscarle porque la metodología que ya está utilizando no le funciona, da igual quién seas, lo que estés haciendo, que seas un niño o una persona mayor, que tengas mayor o menor bagaje cultural, la idea es llevar el camino correcto, como una técnica.
Yo lo he visto así. No sé si me estoy equivocando.
José Miguel: Sí. A nosotros nos gustaría incluso ir un paso más allá. ¿Por qué un método para todo el mundo el mismo?
Entendemos que uno de los problemas que tienen las metodologías, todas sin excepción es el mismo. Es un conjunto de hábitos, de buenas prácticas, que funcionan muy bien a una persona en concreto pero igual para otras no. No solo porque no funcione para otras personas. Sino porque las necesidades de cada persona son distintas. La motivación de cada persona es distinta. El momento vital en el que tomas contacto con estas cosas. Yo muchas veces digo: “Jo, si yo hubiera conocido GTD antes de estudiar la carrera me habría salido”. Porque a mi GTD me ha cambiado la vida. Mi agradecimiento a GTD es infinito. Otra cosa es que tenga un sentido crítico hacia el método. Pero habría que darle un Nobel.
Pero sí que es verdad que en nuestra experiencia (llevo más de dieciséis años usando el método) y más de una década dedicándome profesionalmente a ayudar a otras personas a que lo adopten.
Y al final Jordi y yo nos hemos dado cuenta de esto. De que un problema está en el concepto del “método”, porque el método produce mucha frustración. Porque es, “o uso el método o si uso el 70% del método no estoy usando el método”. Nosotros queremos ir un paso más allá y hacer un método para que cada persona se pueda hacer su método, el que necesita.
37:51 Consejos a los jefes de compras
Esteban: Estoy deseando leer ese libro. Para acabar le quiero preguntar ¿qué debería hacer un jefe de compras para mejorar en su día a día?
José Miguel: Esa es una pregunta trampa (risas). Debería mejorar su efectividad personal. Realmente la efectividad personal te cambia la vida. Esto es una cosa no lo digo yo porque me dedique profesionalmente a esto, sino que nos lo dicen muchísimas personas y es una de las partes más gratificantes de nuestro trabajo. Me dicen “José Miguel, a mi GTD me ha cambiado la vida y no sabes lo agradecido que estoy a la metodología y a vosotros”.
Si estas personas aún no se han acercado a GTD o a lo que es la efectividad personal yo les recomiendo que lo prueben, porque a poquito que incorporen seguro que van a mejorar un montón.
38:47 Despedida
ÍNDICE
00:00 Presentación.
1:47 ¿Qué es el método GTD?
8:51 ¿Método o estilo de vida? ¿Enfocado al individuo o al colectivo?
14:11 Los ladrones de tiempo.
16:10 Tecnología para jefes de compras.
17:34 La app Asistente Compras trabaja gratis para ti.
22:26 ¿Cómo gestionar mejor los deseos?
25:30 ¿El método GTD son realmente pasos a seguir?
29:24 Mejorar el método GTD
32:06 El libro de José Miguel Bolívar
37:51 Consejos a los jefes de compras
38:47 Despedida
Un saludo y nos vemos en el próximo episodio.
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