#01. Un día en la vida de un jefe de compras

En este episodio conoceremos cómo es la vida de un jefe de compras, para ver cómo afronta las diferentes situaciones con las que debe de lidiar en su día a día. Para ello contamos con Esther Crespo Piqueras, responsable de compras en Piqueras y Crespo S.L., empresa dedicada desde hace más de 26 años a la fabricación e importación de sillas y sillones de oficina.

1:01 Piqueras y Crespo S.L.

Es una empresa familiar que, desde hace más de 26 años se dedica a la fabricación de sillas y sillones de oficina, y gracias a su dedicación y responsabilidad en su trabajo, hoy en día ya cuentan en el mercado con más de 1600 referencias de sillas de calidad.

Esther Crespo Piqueras nos cuenta que su día a día normal consiste en supervisar y otorgar de sentido común a las compras que se realizan, trabajando con un pronóstico de ventas que realizan basándose en ventas actuales, y les orienta sobre las necesidades. Aunque últimamente están realizando previsión de ventas futuras para decidir las compras que se deben realizar.

Se intenta que las compras sean de la mayor cantidad posible para optimizar en costes logísticos. Y Esther realiza simultáneamente mucho soporte al departamento de ventas.

También realiza un seguimiento de los proveedores, por ejemplo, para asegurarse de que se cumplan con las fechas de entrega de materiales, ya que cualquier retraso afectaría a toda la cadena de producción y entrega de los pedidos de clientes.

Otra de las tareas que realiza Esther de forma habitual es la revisión de inventarios, y análisis de posibles errores en ellos.

También controla pedidos de clientes que lleven retraso en la salida. Aunque su organización está basada en un sistema SAP también intervienen factores humanos que pueden ocasionar fallos.

Esther define su día a día como “voy apagando fuegos y poniendo lógica en todo”.

6:50 Relaciones con proveedores

Otro de los temas está relacionado con la dependencia que tienen de los proveedores. A su empresa le gustan las relaciones a largo plazo con los proveedores, pero no apuestan por un único proveedor y así no tienen una dependencia muy fuerte. Intentan tener varios proveedores de un mismo producto para tener más fácil la resolución de posibles problemas.

La relación con los proveedores con expectativas a largo plazo debe ser una relación fructuosa para ambas partes, por ello Esther no entiende las negociaciones donde se “exprime” al proveedor. Existe una comprensión mutua y una ayuda en determinados momentos para ambas partes que se necesitan realizar ante complicaciones, errores o incidencias. De esta forma, tras muchos años de interacción, la relación empresarial formal se transforma en relación persona a persona, llegando incluso a crearse cierta amistad. Esther valora las relaciones “win to win” incluso con empresas consideradas competencia.

10:07 Situaciones complicadas

Esther comenta que una de las experiencias más complicadas en su puesto de trabajo ha sido encontrar un sistema ERP adecuado para su empresa y su adaptación a él. Actualmente utilizan SAP.

También nos habla del momento actual (pandemia), porque en su labor relacionada con el cálculo de costes de sus productos, tanto de fabricación propia como de importación, la situación global ha provocado que exista mucha variación de costes tanto de materias primas como de fletes, con lo que han pasado de crear una tarifa anual, al momento actual (Agosto-Septiembre 2021) en el que ya han creado la tercera tarifa revisada. Nos comenta que están teniendo subidas cada tres meses, y en la logística de hasta un 800%. Por ejemplo: En Julio de 2020 un flete marítimo les costaba 1.675 dólares, y en Julio de 2021 le han solicitado un precio de 14.380 dólares. Por supuesto se ven obligados a revisar las tarifas de venta que están basadas en los costes.

Esther analiza el coste de un mismo producto y busca el mejor proveedor para dicho producto, teniendo en cuenta tanto el coste del producto como el coste logístico. Realizan compras de una gran cantidad de stock, llegando en el momento actual a plantearse compras de hasta un millón de euros.

En la situación mundial que vivimos Esther nos explica que van a apostar por realizar grandes compras en previsión de que sigan subiendo los precios.

Sillas de oficina de fabricación nacional o importadas de China

Con la presión ejercida por las grandes empresas y la gran demanda de producto económico, empresas como Piqueras y Crespo S.L. han tenido que adaptarse a la demanda del mercado, y combinar la fabricación propia con el venta de producto fabricado en China, teniendo muy presente que un producto económico de importación no puede equipararse, por ejemplo, a un sillón de director fabricado en España con materiales y mano de obra de primera calidad. Por supuesto el precio tampoco puede compararse. Al final, el mercado es el que “manda”.

17:13 Aptitudes importantes para ser jefe de compras

En opinión de Esther Crespo, lo primero es tener una actitud “win to win”. También hay que tener capacidad de realizar múltiples tareas simultáneamente con una actitud proactiva. Hay que velar tanto por las necesidades de venta, como por las financieras, y del resto de departamentos.

20:09 Gestión de objetivos que marca la empresa

El principal objetivo es firmar un acuerdo con todos los proveedores donde se fijan unos precios para todo el año y unos rápeles de compra. Con ello se consigue contractualizar con los proveedores los acuerdos pactados, en previsión de posibles conflictos o malentendidos posteriores, y fijar unos precios para ayudar a no perjudicar el margen de la empresa.

Otros objetivos son hacer seguimiento de los contratos con los proveedores donde queden reflejados aspectos como la calidad de los materiales, tramitación de devoluciones, asegurar la continuidad de los modelos y gestionar las formas de pago.

Y además, como Esther gestiona otros departamentos, también tiene la tarea de realizar limpieza de la base de datos de productos que hayan demostrado que en un periodo de dos años no han tenido rotación suficiente. Se ayuda de sistemas informáticos con su SAP y Power Bi para identificar las referencias que han tenido sobre-stock y así analizar los motivos y poder tomar decisiones en base a datos concretos. Nos habla de la dificultad de encontrar el equilibrio entre rotura de stock y sobre-stock ya que ambas cosas tienen un fuerte impacto para la empresa. Toda empresa tiene controlado su “top 10” de ventas, pero cuando se manejas más de 1.700 referencias es necesario ayudarse de tecnología y también aplicar mucho sentido común.

Por otro lado tener muchas referencias con alta rotación te ayuda a optimizar tus compras, sobre todo en el tema de costes logísticos.

Dejarse asesorar por los proveedores sobre los modelos que son tendencia, además de seguir redes sociales y tener mucha comunicación con el departamento de ventas que sugiere modelos nuevos que pueden ser interesantes, y que también tienen información gracias al feedback que reciben de los clientes. Junto con el departamento de ventas generan un pronóstico de ventas anual que introducen en SAP y les ayuda a tener controladas las compras.

Nos comenta que la empresa tiene un programa de incentivos que van asociados a los beneficios netos de la empresa, de forma que todo el equipo intenta cumplir objetivos para recibir dichos incentivos.

En el sector en el se mueve Piqueras y Crespo S.L. se demanda tener unos precios pre-fijados en el mes de Agosto, porque es el cierre de los grandes clientes, de forma que la fecha límite en cuanto a cerrar negociaciones con proveedores es Agosto y Septiembre, a pesar de que las subidas de precios se suelen hacer en Enero, y entonces es cuando se firman acuerdos a nivel general.

24:57 El mundo online es el futuro y la empresa debe estar preparada

Uno de los requerimientos fundamentales del mundo online es que lo que ves es lo que compras. Esto quiere decir que cada variante de un mismo modelo, ya sea por color, componentes o características genera una referencia diferente. De aquí que al final el catálogo de referencias se amplíe inevitablemente.

Por ejemplo; un mismo producto puede ser una silla con brazos, sin brazos, con brazos regulables, con ruedas para parquet, etc., con lo que cada variante tiene una referencia distinta.

En cuanto a gamas de color, en el mundo de la oficina históricamente se utilizaban el negro, el gris y el rojo, y en Piqueras y Crespo S.L. se han enfocado en ofrecer una gran gama de colores, tanto en colorido como en complementos.

26:16 La situación más extraña como jefa de compras

Esther nos dice que la situación actual ha sido muy destacable e incluso casi increíble. Subidas de un 1000% en menos de un año en el transporte marítimo.

En las fechas de confinamiento por la pandemia sus ventas se multiplicaron dada la cantidad de gente que, por el tele trabajo, necesitó sillas más adecuadas para trabajar en casa.

La conciliación familiar y laboral Esther la gestiona muy bien ya que termina a las 15h, además de que desplazarse a su oficina le cuesta unos 10 minutos.

 

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¡Un saludo y nos vemos en el próximo episodio!

 

ÍNDICE DE ESTE EPISODIO
Intro: Minuto 1

Piqueras y Crespo S.L.: Minuto 1:01

Relaciones con proveedores: Minuto 6:50

Situaciones complicadas: Minuto 10:07

Aptitudes importantes para ser jefe de compras: Minuto 17:13

Gestión de objetivos que marca la empresa: Minuto 20:09

El mundo online es el futuro y la empresa debe estar preparada: Minuto 24:57

La situación más extraña como jefa de compras: Minuto 26:16

1 comentario en “#01. Un día en la vida de un jefe de compras”

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